Case Study: Xử lý 2 tấn máy móc sai mã HS tại Hữu Nghị

Hình minh họa

"Chỉ một con số sai lệch trong mã HS code đã khiến doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị phạt hàng chục triệu đồng và kẹt hàng 15 ngày tại biên giới cửa khẩu Hữu Nghị. Đây không còn là lý thuyết, mà là bài học đắt giá từ một lô hàng 2 tấn máy móc thực tế nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam."

Trong vận chuyển chính ngạch, sai mã HS code chiếm tới 70% nguyên nhân phát sinh sự cố, dẫn đến luồng Đỏ, truy thu thuế và thiệt hại lớn về chi phí lẫn uy tín doanh nghiệp.

Mã HS Code trong nhập khẩu là gì?

Mã HS (Harmonized System) là mã số dùng để phân loại hàng hóa trên toàn thế giới, làm căn cứ để cơ quan hải quan áp thuế và xác định các chính sách kiểm soát chuyên ngành. Trong vận chuyển chính ngạch, việc xác định đúng mã HS code giúp doanh nghiệp dự toán chính xác tiền thuế phải nộp và là điều kiện bắt buộc để hưởng ưu đãi thuế từ C/O Form E.

Tổng quan nhanh cho doanh nghiệp của bạn:

• Sự cố: Sai mã HS code dẫn đến chênh lệch thuế suất 15% và hàng bị chuyển sang luồng Đỏ (kiểm hóa thực tế).

• Thiệt hại: Phát sinh phí lưu kho bãi, phí bốc xếp nâng hạ và nguy cơ bị phạt hành chính từ 10–20% số thuế thiếu hụt.

• Giải pháp: Chuẩn hóa hồ sơ, soát xét mã HS trước 3–5 ngày và sử dụng Dịch vụ vận chuyển Trung Việt chính ngạch uy tín để xử lý hải quan chuyên nghiệp.

• Lời khuyên: Luôn yêu cầu nhà cung cấp gửi tài liệu kỹ thuật chi tiết để tra cứu mã HS chuẩn xác trước khi ký hợp đồng.

1. Chi tiết Case Study: Lô hàng 2 tấn máy móc tại Hữu Nghị

Doanh nghiệp A nhập khẩu 2 tấn máy móc sản xuất từ Quảng Châu về Hà Nội thông qua cửa khẩu Hữu Nghị. Do thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp đã tự áp mã HS theo tên gọi thông thường mà không dựa trên cấu tạo kỹ thuật.

1.1. Diễn biến sự cố

• Tờ khai bị phân luồng Đỏ: Hệ thống VNACCS/ECUS phân luồng Đỏ do mã HS khai báo thuộc diện nghi vấn về thuế suất.
• Hải quan bác mã HS: Sau khi kiểm hóa thực tế, hải quan xác định mã HS doanh nghiệp khai báo có thuế suất 0%, nhưng thực tế hàng phải chịu thuế 15%.
• Hậu quả tức thì: Lô hàng bị giữ lại cảng để thực hiện tham vấn giá và áp lại mã thuế. Phí lưu container và bãi bắt đầu cộng dồn mỗi ngày.

1.2. Phân tích chi phí phát sinh

👉 Tổng thiệt hại vượt xa dự toán ban đầu, chưa kể mất thời gian và gián đoạn kinh doanh.

2. Quy trình xử lý "giải cứu" lô hàng của Hoa Nam Logistics

Khi nhận được yêu cầu hỗ trợ, đội ngũ chuyên gia của Hoa Nam đã triển khai quy trình xử lý sự cố cấp bách:

     Bước 1: Giám định lại hàng hóa: Chuyên viên hiện trường trực tiếp kiểm tra cấu tạo, công năng máy móc để xác định lại mã HS chuẩn xác nhất theo Biểu thuế 2025.

    Bước 2: Giải trình hải quan: Soạn thảo văn bản giải trình kỹ thuật, chứng minh sai sót là do nhầm lẫn sơ suất và chủ động xin khai bổ sung để giảm mức phạt.

    Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ: Soát xét lại toàn bộ Invoice, Packing List và C/O Form E để đảm bảo khớp tuyệt đối với mã HS mới.

    Bước 4: Thông quan và Giao hàng: Sau khi hoàn tất nộp thuế bổ sung và tiền phạt, lô hàng được thông quan và vận chuyển về kho khách hàng trong 24h.

Bài học rút ra: Doanh nghiệp nên kiểm soát hồ sơ ngay từ đầu theo Quy trình 7 bước nhập khẩu chính ngạch Trung Việt chuẩn 2026 để tránh rủi ro tương tự.

3. Cách phòng tránh rủi ro sai mã HS cho doanh nghiệp SME

Để không rơi vào tình cảnh "tiền mất tật mang", doanh nghiệp cần chú ý:

1. Soát xét hồ sơ sớm: Luôn kiểm tra tính đồng nhất của chứng từ trước khi hàng cập biên giới từ 3–5 ngày.

2. Sử dụng dịch vụ ủy thác: Nếu không rành về kỹ thuật tra cứu mã HS, hãy để các đơn vị có kinh nghiệm 10+ năm như Hoa Nam đảm nhận.

3. Yêu cầu C/O Form E chuẩn: Đảm bảo mã HS trên Form E phải trùng khớp với mã HS trên tờ khai hải quan Việt Nam để được hưởng ưu đãi thuế ACFTA 0–5%.

Đừng bỏ lỡ bài viết về Checklist bộ chứng từ nhập khẩu chính ngạch để đảm bảo lô hàng của bạn luôn được thông quan ở luồng Xanh!

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc áp mã HS cho các loại máy móc phức tạp, đừng mạo hiểm thử sai. Hãy liên hệ ngay với chuyên gia của chúng tôi qua Hotline: 1900.633.053 để được tư vấn mã HS miễn phí và nhận phương án vận chuyển tối ưu nhất.

---------------------------

FAQ - Câu hỏi thường gặp về mã HS và hải quan

1. Sai mã HS code bị phạt bao nhiêu tiền?
Thông thường, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10–20% số tiền thuế khai thiếu và phải nộp đủ số thuế truy thu cùng tiền chậm nộp.

2. Tại sao mã HS trên Form E của nhà cung cấp đôi khi không được hải quan Việt Nam chấp nhận?
Do quy tắc phân loại hàng hóa giữa hai nước có thể khác nhau ở các số đuôi. Doanh nghiệp cần soát xét và yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh cho khớp với hải quan Việt Nam.

3. Luồng Đỏ mất bao lâu để thông quan?
Thời gian kiểm hóa thực tế và xử lý hồ sơ luồng Đỏ thường mất từ 7–15 ngày tùy vào mức độ phức tạp của hàng hóa.

4. Làm sao để biết máy móc của tôi thuộc diện kiểm tra chuyên ngành?
Bạn cần tra cứu danh mục hàng hóa đặc thù theo mã HS. Hoa Nam Logistics hỗ trợ kiểm tra miễn phí nhóm hàng này cho khách hàng.

5. Tôi có thể sửa mã HS sau khi đã truyền tờ khai không?
Có thể thực hiện khai bổ sung nếu hàng chưa thông quan, nhưng thường sẽ đi kèm với việc kiểm hóa và giải trình chi tiết.

6. Chi phí vận chuyển chính ngạch cho 2 tấn máy móc tính thế nào?
Với lô hàng từ 1000-3000kg về Hà Nội, giá cước vận chuyển khoảng 7.000đ/kg, chưa bao gồm thuế và các phí dịch vụ khác.

7. Hoa Nam có bảo hiểm cho rủi ro sai mã HS không?
Chính sách bảo hiểm 100% tại Hoa Nam áp dụng cho mất mát hàng hóa. Rủi ro sai mã HS thuộc về nghiệp vụ chứng từ, chúng tôi hỗ trợ soát xét để ngăn ngừa rủi ro này ngay từ đầu.