Hàng bị giữ tại cửa khẩu: Chi tiết cách xử lý và thông quan nhanh

Hình minh họa

"Chỉ một lỗi sai nhỏ trên bộ hồ sơ hoặc sự bùng nổ của mùa cao điểm có thể khiến lô hàng của doanh nghiệp bị 'găm' tại cửa khẩu hàng tuần liền. Khi đó, mỗi ngày trôi qua không chỉ là gánh nặng về chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) mà còn là nguy cơ đứt gãy chuỗi cung ứng ngay thời điểm kinh doanh quan trọng nhất."

Trong logistics, việc hàng bị giữ không chỉ là vấn đề thủ tục, mà là bài toán quản trị rủi ro mà mọi doanh nghiệp bất buộc phải có phương án dự phòng.

Hàng bị giữ tại cửa khẩu là gì?

Hàng bị giữ tại cửa khẩu là tình trạng lô hàng không được thông quan ngay do bị cơ quan hải quan phân vào luồng Vàng hoặc luồng Đỏ để kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế. Nguyên nhân thường đến từ việc sai lệch chứng từ, sai mã HS code hoặc thiếu các giấy phép kiểm tra chuyên ngành, dẫn đến việc hàng phải nằm lại bãi để chờ xử lý và bổ sung pháp lý.

Thông tin nhanh đến bạn:

1. Nguyên nhân chính: 70% sự cố đến từ lỗi chứng từ (Invoice, Packing List, C/O không khớp) và sai mã HS code.
2. Chi phí phát sinh: Phí lưu kho (1.000đ/kg/ngày sau 7 ngày), phí nâng hạ và phạt hành chính nếu khai sai thuế.
3. Giải pháp thông quan nhanh: Soát xét hồ sơ trước 3 - 5 ngày và sử dụng Dịch vụ vận chuyển Trung Việt chính ngạch của Hoa Nam Logistics để được thông quan nhanh nhất.
4. Thời gian xử lý: Luồng Vàng mất 1-2 ngày, luồng Đỏ có thể kéo dài 7-15 ngày nếu có vi phạm.

1. Nguyên nhân hàng bị giữ tại cửa khẩu mùa cao điểm

Mùa cao điểm (cuối năm, lễ hội) là thời điểm lưu lượng hàng hóa tăng đột biến, khiến các cửa khẩu như Hữu Nghị, Móng Cái luôn trong tình trạng quá tải. Tuy nhiên, nguyên nhân gốc rễ khiến hàng bị giữ lại thường do:

• Hồ sơ không khớp tuyệt đối: Chỉ cần sai lệch một ký tự giữa Invoice, Packing List (PL), Vận đơn (Bill) và C/O Form E, lô hàng sẽ bị hải quan nghi vấn và chặn lại.
• Áp sai mã HS Code: Việc khai mã HS có thuế suất thấp hơn thực tế để giảm thuế thường dẫn đến luồng Đỏ và bị truy thu thuế cùng tiền phạt hành chính.
• Thiếu chứng từ chuyên ngành: Hàng máy móc cũ, thực phẩm chức năng hoặc hàng nhạy cảm thiếu giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng sẽ bị giữ vô thời hạn tại bãi.
• Phân luồng hải quan: Hệ thống VNACCS/ECUS tự động phân luồng Đỏ dựa trên lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp hoặc tính chất hàng hóa.

2. Giải pháp xử lý khi hàng rơi vào luồng Vàng hoặc luồng Đỏ

Khi hàng bị giữ, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện các bước sau để giảm thiểu thiệt hại:

2.1. Xử lý hàng luồng Vàng (Kiểm tra hồ sơ)

Doanh nghiệp cần xuất trình bộ hồ sơ giấy cho cơ quan hải quan. Nếu phát hiện sai sót nhỏ như ngày tháng lệch nhau hoặc sai định lượng, cần lập tức xin khai bổ sung và điều chỉnh chứng từ với nhà cung cấp Trung Quốc để khớp 100%.

2.2. Xử lý hàng luồng Đỏ (Kiểm hóa thực tế)

Đây là mức độ nghiêm trọng nhất khi hải quan yêu cầu mở container kiểm tra hàng.

• Bước 1: Chuẩn bị sẵn tài liệu kỹ thuật, hình ảnh sản phẩm để giải trình công năng hàng hóa.

• Bước 2: Hợp tác với cán bộ kiểm hóa để xác minh số lượng và mã HS.

• Bước 3: Nộp thuế và các khoản phạt (nếu có) sớm nhất để nhận lệnh giải phóng hàng.

3. Bí quyết thông quan nhanh mùa cao điểm cho doanh nghiệp

Để "vượt rào" mùa cao điểm mà không bị tắc nghẽn, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp từ chuyên gia Hoa Nam Logistics:

3.1. Chuẩn hóa hồ sơ từ sớm

Tuyệt đối không đợi hàng về biên giới mới làm thủ tục. Doanh nghiệp nên soát xét hồ sơ trước khi tàu/xe khởi hành 3–5 ngày. Mọi thông tin trên Sales Contract, Invoice, PL phải khớp từng dấu chấm, dấu phẩy.

3.2. Dự toán chi phí và thuế chính xác

Hãy chủ động tính toán thuế dựa trên biểu thuế mới nhất 2025. Bạn có thể tham khảo Bảng giá vận chuyển chính ngạch Trung - Việt để nắm rõ công thức: Tổng chi phí = Phí vận chuyển + Phí dịch vụ + Thuế nhập khẩu + Thuế VAT.

3.3. Lựa chọn tuyến đường thay thế

Mùa cao điểm Hữu Nghị thường tắc nghẽn, chuyên gia khuyên bạn nên cân nhắc các tuyến như Bằng Tường, Nam Ninh hoặc đường biển tùy theo loại hàng để rút ngắn 20-30% thời gian.

Tuy nhiên để chuẩn bị tốt nhất cho lô hàng tiếp theo, mời bạn xem thêm Quy trình 7 bước nhập khẩu chính ngạch chuẩn 2026 để làm đúng ngay từ đầu!

4. Tại sao nên chọn dịch vụ ủy thác chính ngạch tại Hoa Nam?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm thực chiến, Hoa Nam Logistics giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nỗi lo bị giữ hàng.

1. Am hiểu luật hải quan: Đội ngũ chuyên viên rành hệ thống VNACCS, xử lý nhanh các nhóm hàng khó như máy móc, linh kiện điện tử.
2. Hệ thống kho bãi chính chủ: Sở hữu kho tại Quảng Châu, Bằng Tường, Nam Ninh giúp chủ động lịch trình, không phụ thuộc trung gian.
3. Bảo hiểm hàng hóa 100%: Cam kết bồi thường toàn bộ giá trị đơn hàng nếu xảy ra mất mát trong quá trình vận chuyển.

Để đảm bảo lô hàng của bạn không bị gián đoạn và được tư vấn mã HS code chính xác nhất, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 1900.633.053. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 để kiến tạo sự thịnh vượng cho doanh nghiệp của bạn.

-------------

FAQ - Giải đáp thắc mắc về giữ hàng và thông quan

1. Hàng bị giữ tại cửa khẩu có mất thêm phí không?
Có. Sau 7 ngày miễn phí lưu kho tại Việt Nam, doanh nghiệp phải trả 1.000đ/kg/ngày lưu kho. Ngoài ra còn phát sinh phí nâng hạ container và phí kiểm hóa.

2. Làm sao để tránh bị luồng Đỏ?
Doanh nghiệp cần xây dựng lịch sử truyền tờ khai "sạch", đảm bảo hồ sơ khớp 100% và áp mã HS đúng bản chất hàng hóa.

3. Mất bao lâu để giải phóng hàng luồng Đỏ?
Nếu hồ sơ chuẩn, việc kiểm hóa mất 1-3 ngày. Nếu sai mã HS hoặc thiếu giấy phép, thời gian xử lý có thể kéo dài 7-15 ngày.

4. C/O Form E bị bác thì xử lý thế nào?
Bạn sẽ mất ưu đãi thuế (từ 0-5% tăng lên mức thuế thông thường). Cần kiểm tra lại thông tin trên C/O và xin cấp lại hoặc giải trình với hải quan.

5. Tôi có được bồi thường nếu hàng bị giữ quá lâu không?
Bảo hiểm 100% tại Hoa Nam áp dụng cho trường hợp mất mát hàng hóa. Việc chậm trễ do kiểm tra hải quan là yếu tố khách quan, nhưng chúng tôi cam kết hỗ trợ xử lý nhanh nhất để giảm thiệt hại.

6. Nhập hàng lẻ (LCL) có dễ bị giữ hàng hơn hàng nguyên cont (FCL) không?
Hàng lẻ thường bị kiểm tra kỹ hơn do chung container với nhiều chủ hàng khác. Tuy nhiên, nếu đi chính ngạch tại Hoa Nam, mỗi lô lẻ đều có tờ khai riêng nên tính an toàn rất cao.

7. Doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm nên làm gì?
Nên sử dụng dịch vụ ủy thác trọn gói (Door-to-Door). Hoa Nam sẽ lo toàn bộ từ thanh toán, hồ sơ đến thông quan và giao hàng tận kho.