Hủy tờ khai hải quan: Quy định, trường hợp, quy trình chi tiết 2026

HỦY TỜ KHAI HẢI QUAN: QUY ĐỊNH – TRƯỜNG HỢP CẦN HỦY – QUY TRÌNH THỰC HIỆN ĐÚNG PHÁP LUẬT

Việc hủy tờ khai hải quan là nghiệp vụ thường gặp khi doanh nghiệp thay đổi kế hoạch xuất nhập khẩu, hàng hóa không về theo dự kiến, hệ thống gặp sự cố hoặc phát sinh sai sót khi khai báo. Dù vì lý do chủ quan hay khách quan, thủ tục hủy tờ khai phải tuân thủ đúng quy định, đảm bảo chính xác và kịp thời để tránh những rủi ro pháp lý, tài chính và ảnh hưởng đánh giá tuân thủ doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ các trường hợp bắt buộc phải hủy, các trường hợp được phép hủy theo yêu cầu người khai hải quan, quy trình thực hiện, hồ sơ và thời gian xử lý theo đúng quy định mới nhất của Tổng cục Hải quan Việt Nam; giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý & xử lý hồ sơ nhanh nhất.

1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải hủy tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy tờ khai khi thuộc một trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hàng không đến cửa khẩu trong 15 ngày

• Hàng nhập khẩu được miễn kiểm tra thực tế nhưng không về cửa khẩu trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai.

• Hàng xuất khẩu chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan trong thời hạn quy định.

Trường hợp 2: Không xuất trình hồ sơ hải quan đúng thời hạn

• Sau 15 ngày đăng ký tờ khai, doanh nghiệp vẫn chưa nộp hồ sơ cho cơ quan hải quan trong trường hợp bắt buộc phải kiểm tra hồ sơ.

Trường hợp 3: Không xuất trình hàng hóa để kiểm tra

• Sau 15 ngày, hàng hóa phải kiểm tra thực tế chưa được đưa đến cơ quan hải quan.

Các trường hợp trên đều dẫn đến việc tờ khai không còn giá trị làm thủ tục hải quan và phải hủy theo quy định.

2. Các trường hợp được hủy tờ khai theo yêu cầu của người khai hải quan

Doanh nghiệp có thể chủ động đề nghị hủy tờ khai nếu thuộc một trong những tình huống sau:

2.1. Hệ thống xử lý dữ liệu hải quan gặp sự cố: Tờ khai đã đăng ký nhưng chưa được thông quan do lỗi hệ thống.

2.2. Khai nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng (khai trùng): Do nhầm lẫn hoặc sai sót trong thao tác khai báo.

2.3. Tờ khai xuất khẩu đã đưa hàng vào khu vực giám sát nhưng không xuất được

2.4. Tờ khai nhập khẩu đã đăng ký nhưng thực tế hàng không về hoặc chưa vào khu vực giám sát

2.5. Khai sai các chỉ tiêu quan trọng như:

• Mã loại hình

• Mã phân loại hàng hóa (HS)

• Mã phương thức vận chuyển

• Cơ quan hải quan

• Ngày khai báo dự kiến

• Thông tin người nhập khẩu

• Mã đại lý hải quan

• Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan

Các sai sót trên buộc doanh nghiệp phải hủy tờ khai cũ và lập tờ khai mới đúng quy định.

3. Quy trình hủy tờ khai hải quan (Trực tuyến & Trực tiếp)

Quy trình hủy tờ khai gồm 2 bước chính:

Bước 1: Người khai hải quan gửi đề nghị hủy tờ khai. Nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan.

Bước 2: Cơ quan hải quan xem xét và phê duyệt. Công chức hải quan kiểm tra điều kiện, lý do và thực hiện việc hủy tờ khai trên hệ thống.

4. Cách thức thực hiện hủy tờ khai

Hình thức thực hiện: Hồ sơ điện tử (ưu tiên)

• Nộp trực tiếp qua hệ thống khai báo hải quan điện tử.

• Doanh nghiệp tham khảo hướng dẫn trong mục “Tài liệu hướng dẫn sử dụng” trên cổng hải quan điện tử.

5. Hồ sơ hủy tờ khai hải quan

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thành phần hồ sơ: Mẫu số 04/HTK/GSQL – Đơn đề nghị huỷ tờ khai (phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính được sửa đổi, bổ sung tại Phụ lục II Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

6. Thời gian xử lý hồ sơ hủy tờ khai hải quan

Hủy trực tiếp:

• Trong 8 giờ làm việc  kể từ khi nhận đề nghị hủy tờ khai hải quan của người khai hải quan, công chức hải quan kiểm tra lý do, điều kiện và thông tin tờ khai hải quan đề nghị hủy trên Hệ thống, đề xuất Chi cục trưởng phê duyệt, thực hiện việc hủy tờ khai hải quan và phản hồi kết quả cho người khai hải quan trên Hệ thống, xử lý tiền thuế đã nộp (nếu có) theo quy định tại Điều 131 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 64 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC và cập nhật vào Hệ thống quản lý rủi ro để đánh giá tiêu chí chấp hành pháp luật đối với doanh nghiệp.

• Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan quy định tại điểm a, điểm d khoản 1 Điều này, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan kiểm tra, xác minh thông tin trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, thực hiện việc hủy tờ khai hải quan và thông báo thông tin hủy tờ khai hải quan cho người khai hải quan trên Hệ thống; + Trường hợp hủy tờ khai hải quan quy định tại điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày hàng hóa được tái xuất hoặc nhận được văn bản xác nhận đã thực hiện việc tiêu hủy, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện hủy tờ khai.

Hủy trực tuyến (Ưu tiên):

• Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan quy định tại điểm a, điểm d khoản 1 Điều này, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan kiểm tra, xác minh thông tin trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, thực hiện việc hủy tờ khai hải quan và thông báo thông tin hủy tờ khai hải quan cho người khai hải quan trên Hệ thống; + Trường hợp hủy tờ khai hải quan quy định tại điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày hàng hóa được tái xuất hoặc nhận được văn bản xác nhận đã thực hiện việc tiêu hủy, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện hủy tờ khai.

7. Đối tượng thực hiện & cơ quan xử lý

Đối tượng thực hiện: Cá nhân, tổ chức có tờ khai cần hủy.

Cơ quan thực hiện: Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai.

8. Kết quả thủ tục hành chính

• Doanh nghiệp nhận Thông báo hủy tờ khai hải quan trên hệ thống.

9. Phí, lệ phí

• Không thu phí đối với thủ tục hủy tờ khai.

10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

• Thông tư 38/2015/TT-BTC

• Sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 39/2018/TT-BTC

Dịch vụ Khai Thuê Hải Quan - Hỗ trợ hủy tờ khai nhanh, đúng quy định

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ hủy tờ khai, khai báo sai thông tin, hoặc cần hỗ trợ các thủ tục xuất nhập khẩu khác, Hoa Nam Logistics cung cấp:

✔ Khai báo hải quan trọn gói
✔ Tư vấn & xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O
✔ Xin giấy phép xuất nhập khẩu
✔ Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
✔ Kiểm dịch động – thực vật
✔ Các thủ tục xuất nhập khẩu khác

👉 Liên hệ tư vấn & báo giá dịch vụ hải quan trọn gói:

Công Ty TNHH Đầu tư Thương mại & XNK Hoa Nam Logistics

Địa chỉ: Tầng 2 TTTM Mipec số 2 Long Biên 2 , Ngọc Lâm , Hà Nội

Hotline: 1900.633.053