Invoice Là Gì? Cách Lập Và Quản Lý Hóa Đơn Chi Tiết 2026

Đối với doanh nghiệp, hiểu đúng invoice là gì và cách lập – quản lý sao cho hợp lệ trong năm 2025 là vô cùng quan trọng để vận hành trơn tru và tuân thủ pháp luật.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm – vai trò – phân loại – quy định mới và cách quản lý invoice đúng chuẩn 2026.

1. Tổng Quan Về Invoice

1.1 Invoice là gì?

Invoice là một tài liệu thương mại do người bán phát hành cho người mua, ghi nhận chi tiết giao dịch giữa hai bên. Bản chất của invoice là yêu cầu thanh toán hợp pháp, xác định nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp.

• Tên hàng

• Số lượng

• Đơn giá

• Tổng tiền

• Điều kiện thanh toán / giao hàng

• Thuế và các khoản phí liên quan

Invoice đồng thời đóng vai trò là yêu cầu thanh toán hợp pháp trong giao dịch kinh doanh.

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Tùy vào mục đích, hóa đơn được chia thành:

✔ Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

• Sử dụng trong các giao dịch xuất nhập khẩu.

• Là chứng từ bắt buộc khi thông quan, tính thuế.

• Kèm theo Packing List để khai hải quan.

✔ Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)

• Mang tính dự kiến, chưa có giá trị pháp lý thanh toán.

• Thường sử dụng để xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở L/C.

✔ Tax Invoice (Hóa đơn thuế)

• Hóa đơn GTGT trong giao dịch nội địa.

• Dùng để kê khai và khấu trừ thuế.

1.2 Vai trò của invoice trong kinh doanh & xuất nhập khẩu

Invoice giữ vai trò cực kỳ quan trọng:

🔹 Chứng từ pháp lý

Xác nhận giao dịch đã diễn ra, có giá trị làm bằng chứng khi có tranh chấp.

🔹 Cơ sở thanh toán

Người mua dựa vào invoice để thanh toán đúng số tiền và thời hạn.

🔹 Kế toán – tài chính

Hóa đơn giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận doanh thu

• Ghi nhận chi phí

• Lập báo cáo tài chính

• Quyết toán thuế

🔹 Thủ tục hải quan

Commercial Invoice là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, bao gồm:

• Khai báo thuế

• Thông quan

• Mở L/C

1.3 So sánh Invoice – Bill – Receipt

Dù cùng là chứng từ giao dịch, chúng khác nhau:

2. Các Loại Hóa Đơn (Invoice) Phổ Biến Hiện Nay

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các loại hóa đơn gồm:

2.1 Hóa đơn GTGT (VAT Invoice)

Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

Dùng để:

• Người bán: tính thuế GTGT đầu ra

• Người mua: khấu trừ thuế đầu vào

Hóa đơn GTGT

2.2 Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice)

Áp dụng cho:

• Hộ kinh doanh

• Doanh nghiệp tính thuế trực tiếp

• Cá nhân không phải tổ chức kinh doanh

Sale Invoice - Hóa đơn bán hàng(Bán lẻ)

2.3 Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Áp dụng khi bán tài sản nhà nước theo quy định quản lý tài sản công.

2.4 Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Sử dụng bởi các cơ quan bán hàng thuộc dự trữ quốc gia.

2.5 Các chứng từ kèm theo

Dù không phải “hóa đơn”, nhưng vẫn đi cùng invoice:

E-Invoice

Hóa đơn điện tử (thay thế 100% hóa đơn giấy trong 2025).

Packing List

Ghi rõ:

• Cách đóng gói

• Số kiện

• Trọng lượng

• Kích thước

Dùng trong XNK và luôn đi cùng Commercial Invoice.

3. Quy Định Lập Invoice Hợp Lệ Mới Nhất 2026

3.1 Về hình thức hóa đơn

Invoice hợp lệ cần:

• Lập dưới dạng điện tử (XML)

• Có ký số

• Không thể chỉnh sửa sau khi ký

3.2 Nội dung bắt buộc của hóa đơn

Một invoice hợp lệ phải có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số

• Số hóa đơn

• Tên, địa chỉ, MST người bán & người mua

• Tên hàng – số lượng – đơn giá

• Tổng tiền – thuế – phí liên quan

• Điều kiện giao hàng (Incoterms)

• Điều kiện thanh toán

• Chữ ký số

• Thời điểm lập hóa đơn

Mẫu hóa đơn thương mại

3.3 Thời điểm lập hóa đơn

• Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu

• Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành dịch vụ

• Thu tiền trước: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền

4. Cách Lập & Quản Lý Invoice Đúng Chuẩn 2025

Để quản lý hóa đơn hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo:

4.1 Kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành

Bao gồm:

• Đúng mô tả hàng hoá

• Đúng mã HS (với hàng nhập khẩu)

• Đúng điều kiện thanh toán

• Đúng người mua – người bán

• Tên hàng khớp Packing List

4.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định:

• Lưu trữ tối thiểu 10 năm

• Lưu dạng điện tử, có thể sao lưu lên cloud

4.3 Quản lý rủi ro khi làm Commercial Invoice

Một số rủi ro thường gặp:

• Sai mô tả hàng → bị kiểm hóa

• Sai mã HS → nộp thuế sai

• Sai trị giá → bị ấn định thuế

• Tên hàng không khớp Packing List → chậm thông quan

Do đó, doanh nghiệp cần có bộ phận chuyên trách hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ.

5. Hoa Nam Logistics - Đơn Vị Hỗ Trợ Lập Invoice Uy Tín Khi Nhập Hàng Trung Quốc

Trong nhập khẩu (đặc biệt từ Trung Quốc), Commercial Invoice đúng – đủ – hợp lệ là yếu tố quyết định tốc độ thông quan.

Hoa Nam logistics uy tín sẽ hỗ trợ:

✔ Kiểm tra và chuẩn hóa Commercial Invoice

Đảm bảo khớp Packing List, mã HS, trị giá, mô tả hàng.

✔ Chuẩn bị bộ chứng từ XNK theo chuẩn

Giảm tối đa rủi ro bị giữ hàng, kiểm hóa, ấn định thuế.

✔ Hỗ trợ vận chuyển – thông quan – giao hàng trọn gói

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Chúng tôi có kinh nghiệm thực tế, có kho hàng tại Trung Quốc – Việt Nam và có khả năng xử lý chứng từ chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi. Việc lựa chọn Hoa Nam Logistics sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hóa đơn hợp lệ, thông quan nhanh và tối ưu chi phí nhập khẩu. Liene heje ngay với chúng tôi để được tư vấn & hỗ trợ: