Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xử lý nhiều thủ tục phức tạp liên quan đến pháp lý, thuế quan và hồ sơ chứng từ. Một trong những thủ tục quan trọng nhất chính là thanh lý hải quan – bước giúp hoàn tất tờ khai, đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp lệ và đúng quy định.

Bài viết dưới đây của Hoa Nam Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ thanh lý hải quan là gì, khi nào cần thực hiện, quy trình và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro trong quá trình thông quan.

Thanh lý hải quan là gì?

Thanh lý tờ khai hải quan là quá trình kiểm tra, xác nhận và hoàn tất thủ tục của một tờ khai xuất nhập khẩu sau khi đã được đăng ký. Cơ quan hải quan sẽ rà soát toàn bộ thông tin trên tờ khai bao gồm:

• Mã HS

• Mô tả hàng hóa

• Giá trị, số lượng

• Xuất xứ

• Thuế và các nghĩa vụ đi kèm

• Chứng từ liên quan

Nếu tờ khai đầy đủ, đúng quy định → được xác nhận thanh lý để tiếp tục các bước thông quan.
Nếu sai sót → có thể bị yêu cầu bổ sung – chỉnh sửa – thậm chí tạm dừng thông quan.

👉 Bạn có thể xem thêm về thủ tục nhập khẩu hàng hóa tại đây: ❌LINK❌

Ưu – Nhược điểm của việc thanh lý tờ khai

Ưu điểm

• Giảm rủi ro pháp lý & tranh chấp: mọi thông tin minh bạch, chính xác.

• Tối ưu thời gian thông quan: tránh phải bổ sung chứng từ nhiều lần.

• Hạn chế chi phí phát sinh như lưu kho, kiểm hóa bổ sung…

• Dễ dàng kiểm soát hồ sơ hải quan – đặc biệt với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên.

Nhược điểm

• Quy trình tương đối phức tạp, yêu cầu nắm rõ quy định.

• Có thể phát sinh các khoản phí như lưu bãi, kiểm tra chuyên ngành…

• Nguy cơ mất thời gian nếu hồ sơ sai hoặc thiếu thông tin.

👉 Xem thêm mục “Thuế phí trong nhập khẩu hàng hóa”: ❌LINK❌

Khi nào cần thanh lý tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp phải thực hiện thanh lý trong các trường hợp:

1. Khi thay đổi thông tin hàng hóa

Ví dụ: thay đổi số lượng, giá trị, mã HS, xuất xứ…
Việc thanh lý giúp cập nhật lại thông tin mới, đảm bảo hợp lệ trước khi thông quan.

2. Khi tờ khai có sai sót

Sai mã HS, sai trị giá, sai mô tả, sai số lượng…
Doanh nghiệp phải thanh lý để chỉnh sửa, tránh bị phạt và truy thu thuế.

3. Khi giao dịch bị hủy

Nếu hàng không về, thay đổi đối tác hoặc không nhập lô hàng nữa → cần hủy tờ khai.

4. Khi không tiếp tục xuất/nhập khẩu hàng đã khai báo

Thanh lý giúp chấm dứt trách nhiệm pháp lý của tờ khai.

5. Tờ khai đã mở nhưng không sử dụng

Để tránh tồn đọng hồ sơ, doanh nghiệp phải thanh lý để đóng lại tờ khai.

👉 Xem thêm: Hủy tờ khai hải quan đúng quy định – ❌LINK❌

5 bước Quy trình thanh lý tờ khai hải quan

Quy trình thanh lý tờ khai hải quan

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng

• Hóa đơn thương mại

• Vận đơn

• CO, CQ nếu có

• Tờ khai xuất/nhập khẩu

• Các giấy phép chuyên ngành (nếu áp dụng)

Bước 2: Đăng ký & nộp hồ sơ

Thực hiện trên hệ thống hải quan điện tử hoặc thông qua đại lý hải quan.

Bước 3: Cơ quan hải quan kiểm tra

Hải quan xác minh:

• Thông tin trên tờ khai

• Chứng từ đi kèm

• Sự phù hợp của mã HS

• Nghĩa vụ thuế

Nếu hợp lệ → chấp nhận thanh lý.

Bước 4: Xác nhận thanh lý

Hệ thống cập nhật trạng thái đã thanh lý và cho phép thực hiện tiếp các bước thông quan hoặc đóng tờ khai.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp cần lưu trữ:

• Tờ khai đã thanh lý

• Biên bản, chứng từ liên quan

👉 Tìm hiểu thêm: Quy trình thông quan hàng nhập khẩu – ❌LINK❌

Lưu ý quan trọng khi thanh lý hải quan

5 lưu ý quan trọng khi thanh lý hải quan

1. Hiểu rõ quy định pháp luật

Từng nhóm hàng có quy định khác nhau → tránh sai sót dẫn đến xử phạt.

2. Chuẩn bị hồ sơ chính xác

Mọi chứng từ phải khớp 100% với thực tế hàng hóa và tờ khai.

3. Kiểm tra kỹ hàng hóa

Khớp số lượng – chất lượng – mô tả để tránh chênh lệch.

4. Chọn đơn vị làm dịch vụ hải quan uy tín

Hoa Nam Logistics có đội ngũ chuyên xử lý hàng Trung Quốc – Việt Nam, đảm bảo:

• Xử lý nhanh

• Đúng quy định

• Hạn chế tối đa rủi ro

👉 Tham khảo dịch vụ thông quan – khai báo hải quan của Hoa Nam: ❌LINK❌

5. Theo dõi tiến độ xử lý

Giúp phát hiện sớm lỗi hoặc yêu cầu bổ sung.

Kết luận: Thanh lý hải quan là bước quan trọng giúp doanh nghiệp

• Hoàn thiện hồ sơ

• Hạn chế rủi ro pháp lý

• Rút ngắn thời gian thông quan

• Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp mới hoặc không am hiểu thủ tục nên sử dụng các đơn vị chuyên nghiệp, am hiểu hải quan, đặc biệt là các lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

DỊCH VỤ TƯ VẤN – THANH LÝ – THÔNG QUAN HẢI QUAN

HOA NAM LOGISTICS

• Hotline: 1900.633.053

• Website: https://hoanamlogistics.vn

• Dịch vụ oder nhập hàng Trung - Việt tối ưu thuế phí